Verwaltungen stehen Wissensmanagement positiv gegenüber

Die Mehrheit der öffentlichen Verwaltungen in Deutschland hält das Wissensmanagement und damit der Einführung einer neuen Verwaltungsstruktur für sinnvoll. Die zeigt die Studie "Wissensmanagement in öffentlichen Verwaltungen", die von der Hochschule Harz mit Standorten in Wernigerode und Halberstadt in Zusammenarbeit mit der IT-Dienstleister Materna GmbH erstellt wurde.

Die Untersuchung zeigt, dass durch den demografischen und personellen Wandel die Verwaltungen in den nächsten Jahren viel Wissen, z.B. über organisatorische Vorgänge oder Verfahrensweisen in Korrespondenz- und Verfahrensabläufen, verlieren werden. Dies werde die Leistungsfähigkeit und Effizienz der Verwaltung erheblich beeinflussen.

Bedeutung von Wissensmanagement

Laut der Studie ließe sich mit der Einführung von Wissensmanagement diesem Trend wirksam gegensteuern und so die Folgen des Stellenabbaus kompensiert werden kann. Auf Länder- und Bundesebene gehen knapp ein Fünftel der befragten Behörden (20 Prozent) davon aus, dass es in den nächsten fünf Jahren zu einem Personalabgang zwischen 21 und 30 Prozent kommen wird. Entsprechend wichtig stufen nahezu alle Verwaltungen das Wissensmanagement ein.

Die Verwaltungen nennen vor allem drei zentrale Beweggründe zur Einführung von Wissensmanagement: der Erhalt der Qualität der Dienstleistungen, die horizontale und fachbereichsübergreifende Vernetzung sowie das Prozess- und Verfahrensmanagement. Außerdem sollen die Wissensweitergabe und die Verankerung von vorhandenem Wissen gesichert werden.

Einsatz des neuen Systems

Angesiedelt ist das Wissensmanagement in den befragten Verwaltungen sehr heterogen und vor allem von der Größe der Einrichtung abhängig. Die heterogene Verortung spiegelt wider, dass Wissensmanagement an der Schnittstelle zwischen der Organisation, dem Personal und der IT organisiert ist. Die Herausgeber der Studie kommen zu dem Schluss, dass Wissensmanagement nicht ohne eine personelle Verantwortung verankert werden könne.

Die bislang eingesetzten Instrumentarien des Wissensmanagements sind in den Verwaltungen flächendeckend noch überschaubar. Der organisatorische Bereich setzt verwaltungsweit am häufigsten die Instrumente der Arbeitsplatz- und Dienstpostenbeschreibungen (67 Prozent) sowie der regelmäßigen Besprechungen (62 Prozent) ein. Der Personalbereich verweist vor allem auf Fortbildungsangebote (80 Prozent), mit großem Abstand gefolgt von Verfahren beim Ausscheiden von Personal (20 Prozent). Der IT-Bereich setzt vor allem Internet-, Intranet- und Content-Management-Systeme für das Wissensmanagement ein (88 Prozent).

Einführung der Verwaltungsstruktur

Bei der Einführung bevorzugen die befragten Verwaltungen das Pilot-Modell (46 Prozent), um erste Erfahrungen später für die gesamte Verwaltung nutzbar zu machen. Generell wünschen sich die Verwaltungen vor allem Starthilfen in Form von Einführungsschulungen (59 Prozent) und strukturierter Begleitung bei der Erschließung des Themenfeldes (54 Prozent).

Ein erhöhter Arbeitsaufwand, fehlende materielle Ressourcen sowie eine zeitliche Überforderung der Mitarbeiter sehen die Verwaltungen als größte Hürden für die Einführung des Wissensmanagements.

Die vollständige Studie kann hier eingesehen werden.

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